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Das E-Mail-Entzugsprogramm

2. Oktober 2007

Gehen Sie auf Informations-Diät und setzen Sie auf selektive Ignoranz –

und steigern Sie Ihre Produktivität um 200 %

E-Mails sind die größte Unterbrechung des modernen Lebens. Deshalb ist in einer digitalen Welt die produktive Schaffenszeit abhängig vom Verringern der E-Mails.

Die schnellste Methode, die ich gefunden habe um den E-Mail-Impuls zu kontrollieren ist den Autoresponder entsprechend einzustellen. Dort lässt sich einstellen, dass Sie die E-Mails in Blöcken nur zweimal täglich oder weniger kontrollieren. Das ist ein Beispiel für gebündelte, zusammengefasste Aufgaben, wie ich es mit der ALiSA-Methode lehre. Führen Sie die Aufgaben zu klar festgesetzten Zeiten durch (dazwischen sammeln Sie sie nur).

Ihr Erfolg im Zusammenfassen wird von zwei Faktoren abhängen:

1. Ihre Fähigkeit anderen beizubringen diese Intervalle zu respektieren.
und noch sehr viel schwieriger:
2. Ihre Fähigkeit sich selbst zu disziplinieren, Ihre eigenen Regeln zu befolgen.

Meinen Sie Ihr Boss wird das akzeptieren? Sie werden überrascht sein. Hier ist ein Beispiel von einem meiner Teilnehmer:

Hallo Martin,

Was ich Deinem Vortrag entnommen und in die Tat ungesetzt habe:

Ich habe eine E-Mail mit folgendem Inhalt an jeden in meiner Abteilung geschickt:

„Hallo an Alle!

In einem Versuch meine zunehmende, steigende Produktivität und Effizienz zu steigern, beginne ich mit dem Bearbeiten meiner E-Mails nach einer neuen Methode.

Ich habe kürzlich festgestellt, dass ich immer mehr Zeit für das bearbeiten meines Posteingang brauche und mir immer weniger Zeit bleibt um mich auf andre Aufgaben zu konzentrieren.

Die E-Mails werden zu einer unnötigen Störung, die im Grunde nur längere Ausführungszeiten auf meine immer länger werdenden To Do-Liste bringt. Ab jetzt werde ich meine E-Mails nur noch um 11 und 16 Uhr an Werktagen abrufen und beantworten. Ich will versuchen, die E-Mails rasch zu beantworten ohne die Bedürfnisse unsere Kunden und Dienstleister zu vernachlässigen

Wenn Sie eine unverzügliche konkrete Reaktion benötigen, zögern Sie bitte nicht mich anzurufen. Telefonate sind sowieso lustiger.

Ich hoffe, dass wird dieses neue Verfahren der E-Mail-Kontrolle auf kürzere Ausführungszeit mit konzentrierterer und kreativerer Arbeit meinerseits hinausläuft.

Bis dann, abseits meines Posteingangs!“

Bis jetzt waren die Reaktionen sehr positiv. Hier die kurze „Allen antworten“ E-Mail-Antwort, die ich von einem Vorgesetzen erhalten habe.

„Eindrucksvolle Zeitmanagement-Methode!!!
Ich würde gerne sehen, dass mehr dieses Verfahren übernehmen.“

Am Anfang habe ich nur wenigen Leuten von diesem Ansatz erzählt, weil ich nicht sicher war, ob ich dabei bleiben werde. Aber jetzt habe ich erkannt, dass die Gewohnheit, seine E-Mails nur zwei Mal täglich zu überprüfen (oder wenigstens erst zur Mittagszeit), grandios befreiend ist (Ich bekomme morgens tatsächlich einige Dinge erledigt)… und ich werde es einer Menge Mitarbeiter und Kunden erzählen.

Ich werde dem Verfahren treu bleiben, denn es macht meine Tage bereits wesentlich produktiver. Im Lauf der Zeit fingen immer mehr Menschen an meine neue E-Mail-Methodik zu respektieren. Und ich habe noch keinen einzigen Haken gefunden.“

Mein eigener geschäftlicher E-Mail-Autoresponder beschränkt sich sogar auf einmal täglich. Senden Sie mir einfach eine leere E-Mail-Nachricht um zu sehen, wie er in meinem Fall aussieht.

Der wirklich schwere Teil ist natürlich sich selbst vom Posteingang fern zu halten.

Gehen Sie auf eine strikte Informations-Diät und konzentrieren Sie sich statt auf Informations-Input auf Ergebnis-Output, Ihre Brieftasche und Ihre Freizeit werden es Ihnen danken.

Es scheint zwar so, als ob die Angewohnheit, kurz seinen Posteingang zu überprüfen, Sie beispielsweise unterwegs oder zwischen zwei Aufgaben nicht besonders aufhält. Aber bedenken Sie: E-Mails sind immer eine Störung. Wenn man an etwas arbeitet ist es nie eine gute Idee, seine E-Mails abzurufen und somit gestört zu werden.

Deshalb sollten Sie versuchen, das System auch für scheinbar noch so logische Gründe nicht zu unterbrechen. Komischerweise meint jedoch jeder, ausgerechnet bei ihm würde das nicht funktionieren.

Am besten erstellen Sie eine Barriere: Stellen Sie das automatische Runterladen ihrer E-Mails aus, tragen Sie Ihr Handy nicht bei sich, wenn Sie zu einem Kunden gehen. Was auch immer es ist, dass es Ihnen schwerer macht Ihre E-Mails zu kontrollieren – Hauptsache es wird dadurch viel unwahrscheinlich, das Sie es trotzdem tun.

Ich habe Ihnen noch viel mehr praktische Erfahrungen mitzuteilen … aber um 10:15 Uhr sollte ich wirklich erst mal arbeiten.

Bis bald und rufen Sie Ihre E-Mails nicht ab!

E-Mail

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4 Kommentare

  1. Der Autor Ruedi Josuran schrieb mir aus der Schweiz:

    Ihre Anregungen zur Bewältigung der täglichen Mail-Flut haben mir sehr geholfen.

    Ihre Blog-Beiträge sind intelligent, witzig, hilfreich.

    Auch bei mir gehören E-Mails zu den grössten Zeitdieben. Ich fühle mich in meiner Konzentration gestört und von wichtigerer Arbeit abgehalten.

    Immer mehr Menschen, die ich berate, leiden unter der wachsenden Belastung durch zu viele Mails und dem Druck, schnell antworten zu müssen. Dies schlägt sich in den Unternehmensbilanzen nieder. In der Schweiz gibt es Zahlen die besagen, dass die Produktivität einer Firma um bis zu 40% sinkt, wenn Angestellte versuchen, parallel zur eigentlichen Arbeit die Mailkorrespondenz zu erledigen. Wer ständig neue Mails lese und beantworte, verliere die Fähigkeit, an dauerhaften Projekten zu arbeiten und könne sogar eine handfeste Informationssucht entwickeln, erklärt der amerikanische Psychologe Edward Hallowell.


  2. Hier eine Reaktion, die ich von Sascha Zeus (seines Zeichens bayuwarischer Radiomoderator in Diensten des Südwestrundfunks und unsäglicherweise auch fussballernder Mannschaftskollege im Ü30-Team des SV Vimbuchs) erhalten habe.

    Dummerweise bin ich in dem dortigen E-Mail-Verteiler immer noch mit meiner Geschäftsadresse vertreten und demnach erhielt die gesamte Liste zunächst meinen Autoresponder und daraufhin Saschas Kommentar:

    „Hallo Männer,

    habt ihr auch alle diese wunderbare mail von seiner Effizienz Prinz Martin dem 1. bekommen?

    „Hallo!

    Danke für Ihre Nachricht.

    Aus Gründen der Effizienz beantworte ich meine E-Mails nur noch einmal täglich – jeweils bis 9 Uhr.

    Sofern Sie ein dringendes Anliegen haben, das nicht bis dahin warten kann, erreichen Sie mich unter den u. a. Kontaktdaten.

    Vielen Dank für Ihr Verständnis zu diesem Schritt, der mir ein effizienteres Arbeiten und maximale Leistungsfähigkeit ermöglicht.

    Martin Geiger
    Effizientertainer ®“

    Wenn man Martins Gedanken weiter spinnt, müsste das für seine Art Fußball zu spielen doch eigentlich folgendes bedeuten:

    „Hallo! Aus Gründen der Effizienz werde ich in Zukunft keinen Ball mehr stoppen, keine Dribblings mehr ansetzen, keinen Pass mehr spielen und auch nicht mehr laufen (wieso in Zukunft?). Ich werde den Ball einfach nur noch rein machen. Allerdings schieße ich Tore nur noch einmal täglich – jeweils bis 9 Uhr. Wenn Sie später am Tag ein Tor brauchen, kann ich Ihnen auch nicht helfen.

    Vielen Dank für Ihr Verständnis zu diesem Schritt, der mir ein effizienteres spielen und maximale Torausbeute ermöglicht.

    Martin Geiger
    Effizientertainer ®“

    Also Willi, verlege das Spiel doch auf Mittwoch, 7 Uhr, kurz nach dem Frühstück.

    Friede, Schwachsinn, Effizienz,

    Sascha“


  3. Von einem Life Coach erhielt ich kürzlich folgenden Autorespondertext, der mir ebenfalls sehr gut gefällt, allerdings auch ein regelmäßiges Update erfordert:

    „Hallo,

    Mails sollte man einfach schnell bearbeiten.

    Leider kann ich das heute in Ihrem Fall nicht tun, da ich den ganzen Tag bei Kundenterminen bin.

    Nach meiner Rückkehr werde ich mich schnellstmöglich um Ihre Mail kümmern.

    In dringenden Fällen erreichen Sie mich unter 0175/… oder Sie sprechen mir unter 07171/… eine Nachricht auf Band (nach dem 5. Klingelton)

    Danke für Ihr Verständnis

    mfg“


  4. Eben habe ich auf der Site der Marketingsbörse folgende 9 Tipps gefunden, um E-Mails schneller abzuarbeiten.

    Diese Ideen sind sehr gut und ich werde meine Zeit zur Bearbeitung meiner Mails nach hinten verlegen. Gegen Mittag scheint mir der geeignete Zeitpunkt zu sein. Ich werde meinen Autorespoinder direkt entprechend umstellen.

    Im Kampf gegen die tägliche Flut eingehender E-Mail ist Land in Sicht. Es gibt einige Tricks, um sich das Abzuarbeiten leichter zu machen.

    Nichts hat Büroarbeit so verändert, wie E-Mail. Wer nichts tut, schreibt wenigsten viele E-Mails. Und wer etwas tun will, muss stattdessen E-Mails beantworten. Damit das fixer geht, gibt es ein paar Tricks.

    Spamfilter einrichten
    Wer heute noch Spammails erhält ist selber schuld: Fast alle Provider haben heute zentrale Spamfilter, die Sie selbst konfigurieren können. Dabei sollten Sie nicht nur den Briefkopf, sondern das gesamte Textmuster analysieren. Wichtige Adressen wie newsletter@absolit.de können Sie in eine „Whitelist“ eintragen, damit sie nicht ungewollt blockiert werden. Weil solche serverseitigen Filter leider oft auch erwünschte E-Mails blockieren, ist ein eigener Spamfilter ratsam. Dieser sollte nicht über ein extra Postfach laufen, sondern im eigenen E-Mail-Programm laufen. Für Outlook gibt es Spambayes oder Spamaware, für Eudora Spamnix. Diese Filter sind lernfähig, wenn sie trainiert werden.

    Feste E-Mail-Zeiten einrichten
    Lassen Sie sich nicht von Ihrem Postfach versklaven. Rufen Sie Ihre Mails zum Beispiel um 9:00, 11:00, 14:00 und 16:30 Uhr ab. Dann werden die neuen Nachrichten en bloc abgearbeitet. Starten Sie den Tag nicht mit dem E-Mail-Abruf, sondern mit Ihrer wichtigsten Aufgabe, die Sie sich für diesen Tag vorgenommen haben.

    Löschen aller unwichtigen Mails
    Sofort alles löschen, was gelöscht werden kann. Wenn Sie damit Probleme haben, richten Sie einen Abfalleimer ein, aus dem Sie notfalls etwas nachträglich herausfischen können.

    Sofort erledigen
    Alles, was weniger als zwei Minuten dauert, kann sofort erledigt werden. Den Rest in dringend und wichtig unterteilen und je nach Zeitbudget abarbeiten. Sind die Mails wichtig UND dringend, antworten Sie sofort, indem Sie zunächst Antworten und Schritte ankündigen.

    Ping-Pong gefährdete Mails zurückhalten
    Manche E-Mails sollten Sie NICHT sofort beantworten, weil das nur zu endlosem hin und her führt („Ping-Pong-Mails“). Diese Mails beantworten Sie erst kurz vor Feierabend.

    Bei Entscheidungen hilft das Telefon
    Oft ist ein kurzer Rückruf effizienter, als endlose Hin-und-Her-E-Mails. Wenn eine Entscheidung gefällt werden muss, für die noch Informationen gebraucht werden, geht das telefonisch oft schneller.

    Terminieren spart Zeit
    Oft ist ein schnelles Beantworten nicht möglich. Erst wenn weitere Informationen vorliegen oder ein Vorgang abgeschlossen ist, macht eine Antwort Sinn. Manchmal löst sich ein Problem auch einfach durch Abwarten. Verschieben Sie die Beantwortung solcher E-Mails auf später, wann immer Ihnen das hilfreich erscheint.

    Planen Sie den nächsten Tag
    Schätzen Sie bei Ihrem letzten täglichen E-Mail-Zeitblock den Aufwand ab, den die Bearbeitung der restlichen E-Mails verursacht und planen Sie diese für den nächsten Tag ein. Welche E-Mail würden Sie am nächsten Tag bearbeiten, wenn Sie nur EINE einzige bearbeiten könnten? Dieser Aufgabe widmen Sie sich morgens VOR Beginn Ihrer E-Mail-Routine.

    Vorbild sein
    Verhalten Sie sich selbst so, wie Sie es von Ihren Kommunikationspartnern erwarten. Schreiben Sie nur, wenn es unbedingt nötig ist. Fassen Sie sich kurz und formulieren Sie präzise, ohne dass Rückfragen anfallen.



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