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Viele gehen hinein, nichts kommt heraus: Produktivitätskiller Meeting

28. August 2013

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Was ist das: Viele gehen hinein und nur wenig kommt dabei heraus? Der Blick auf die anstehenden Termine zeigt – es ist wieder Meeting-Zeit. Fast täglich erinnert uns der Kalender an diese unbeliebten, zeitraubenden Arbeitsbesprechungen.

»Viele Meetings bedeuten viel verschwendete Zeit« hört man häufig auf den Fluren der Unternehmen. Meetings haben einen schlechten Ruf und sind für die meisten Mitarbeiter ein echter Demotivationsfaktor. Man erfährt Dinge, die man ohnehin schon weiß und nickt Probleme ab, statt Lösungen zu finden.

Zwölf Gründe, warum Meetings einer der größten Produktivitätskiller sind:

  1. Die Teilnehmer sind wahllos eingeladen, kommen unvorbereitet oder zu spät. Eine der besten Voraussetzungen, um zahlreiche Teilnehmer zu haben: Die Teilnahme an der Besprechung signalisiert Wichtigkeit.
  2. Somit sind die Themen nur für wenige der Anwesenden interessant beziehungsweise relevant.
  3. Demzufolge nehmen die Teilnehmer die Besprechung nicht ernst und sind geistig abwesend.
  4. Selbstverständlich gibt es weder eine Agenda noch einen vernünftigen Zeitplan.
  5. Den Teilnehmern fehlen deshalb wichtige Informationen.
  6. Darüber hinaus ist selbst der Sitzungsleiter nur schlecht oder gar nicht vorbereitet.
  7. Es gibt keine neuen Inhalte.
  8. Die Teilnehmer schweifen vom Thema ab.
  9. Bei Themen, die eigentlich einfach nur entschieden werden müssten, gibt es stattdessen unendliche Diskussionen.
  10. Damit dauern die Besprechungen grundsätzlich zu lange.
  11. Selbstredend passiert nach einer Besprechung nichts, die Ergebnisse werden nicht umgesetzt.
  12. Obwohl immer neue Besprechungen angesetzt werden, werden diese nicht effizienter, denn die gleichen Fehler werden immer wieder gemacht.

Während Sie in einem Meeting sitzen, erledigt Ihr Wettbewerber seine Aufgaben

Sollten Unternehmer angesichts dieser Fakten überhaupt weiterhin Besprechungen abhalten? Tatsache ist: Nichts wird jemals in einem Meeting erledigt. Bitte verstehen Sie mich nicht falsch: Besprechungen können nützlich sein – aber nur dann, wenn sie richtig vorbereitet und effizient abgehalten werden. Genau das gestaltet sich häufig ausgesprochen schwierig. Aber damit ist jetzt Schluss! Wenn Sie auf Besprechungen nicht verzichten können, sollten Sie die nachfolgenden, zum Teil unkonventionellen Tipps berücksichtigen. Damit gestalten auch Sie Ihre Treffen in Zukunft produktiv.

Reduzieren Sie die Anzahl der Besprechungen in Ihrem Unternehmen

Das beste Meeting ist kein Meeting. Tagen Sie nur dann, wenn es wirklich keine Alternativen gibt. »Zu viele Besprechungen sind ein deutliches Zeichen für eine schlechte Organisation«, wusste schon der britische Historiker und Publizist Cyril Northcote Parkinson. Die Produktivität Ihrer Mitarbeiter lässt sich alleine dadurch deutlich steigern, dass Sie in Ihrem Unternehmen wenigstens einen besprechungsfreien Tag pro Woche einführen.

Was Ihre Besprechung kostet

Sinnlose Meetings kosten Ihr Unternehmen jährlich beträchtliche Summen. Wenn Sie es genau wissen möchten, empfehle ich Ihnen den Meeting-Ticker unter http://tobytripp.github.com/meeting-ticker/. Dort können Sie zu jedem Zeitpunkt ablesen, wie viel Euro Sie bereits mit Ihrer Besprechung verbraten haben. Am besten, Sie projizieren den Ticker mit einem Projektor für alle sichtbar an die Wand. Ich garantiere Ihnen: Damit lässt sich Ihr nächstes Meeting zeitlich erheblich straffen.

Legen Sie ein klares und messbares Ziel fest

Sie wissen: Effektivität ist die Fähigkeit, das Richtige zu tun. Das Richtige ist das, was Sie Ihrem Ziel einen Schritt näher bringt. Soll Ihr nächstes Meeting effektiv sein, ist es zwingend erforderlich, im Vorfeld ein klares Ziel zu definieren. Und genau hier liegt oftmals die Krux: Die Teilnehmer kommen einigermaßen pünktlich zusammen und kennen vielleicht noch die Tagesordnung, aber es ist völlig offen, was das eigentliche Ziel der Zusammenkunft ist.

Eine Besprechung sollte nie allein zum Zweck der Information einberufen werden. Wer sein Team lediglich über etwas informieren will, kann eine E-Mail schreiben. Halten Sie eine Besprechung auch nur zur Unterstützung einer bereits getroffenen Entscheidung ab, aber nicht, um eine Entscheidung zu treffen.

Das Ziel einer Besprechung ist für den Erfolg essenziell. Daher sollten Sie bei der Vorbereitung auf das Meeting dieses Ziel festlegen und auch allen Beteiligten offen kommunizieren. Selbstverständlich können hinter verschiedenen Themenpunkten auch unterschiedliche Ziele liegen. Am deutlichsten wird ein Ziel übrigens durch eine Frage, die am Ende beantwortet sein soll. Damit entsteht zugleich ein zentrales Kriterium zur Bewertung Ihrer Sitzung.

Was wollen Sie im nächsten Meeting erreichen?

Laden Sie nur die unbedingt erforderlichen Teilnehmer ein Laden Sie weniger Teilnehmer und nur diejenigen ein, die Sie brauchen, um Ihre Besprechungsziele zu erreichen – die Produktivität sinkt, je mehr Menschen anwesend sind. Genau genommen gibt es nur zwei gute Gründe, warum Ihre Mitarbeiter an einer Besprechung teilnehmen sollten: Entweder sie können etwas dazu beitragen oder sie können etwas lernen. Dazwischen gibt es nichts. So einfach ist das.

Bestimmen Sie die Tagesordnungspunkte

Kein Meeting ohne eine klare Agenda. Hier gilt: Weniger ist mehr. Ein Meeting ohne Agenda ist für alle Teilnehmer die reinste Zeitverschwendung. Die Agenda ist das Endprodukt Ihrer scharfen Vorüberlegungen zum Thema, den Zielen und Inhalten sowie zum Ablauf des Meetings. Wenn Sie der Meinung sind, für Ihre Meetings benötigen Sie keine Agenda, verlegen Sie sie am besten in einen Biergarten oder sagen Sie sie gleich komplett ab.

Sorgen Sie dafür, dass jeder Teilnehmer bereits in der Einladung ganz genau weiß, worum es geht und was seine Rolle dabei ist. Nur das, was auf der Agenda genannt wird, wird im Meeting diskutiert.

Drehen Sie die Agenda um

Setzen Sie den üblicherweise letzten Punkt jeder Agenda an den Anfang und beginnen Sie mit dem Punkt »Verschiedenes« oder »Sonstiges«. Das ist der Punkt, der sich erfahrungsgemäß stets am längsten hinzieht. Am Anfang einer Besprechung werden Sie ihn jedoch in Windeseile abhaken können.

In der Kürze liegt die Würze

Zeiten für Meetings werden meistens pauschal vergeben und in der Regel im Stundentakt. Im schlimmsten Fall schließt sich ein Meeting nahtlos an das andere an. Dabei wird schon übersehen, dass man Zeit braucht, um von einem Termin zum anderen zu kommen – körperlich wie auch gedanklich. Außerdem scheinen nur wenige bislang auf die Idee gekommen zu sein, sich zu fragen, warum viele Themen tatsächlich exakt eine Stunde Zeit benötigen. Könnte man sie nicht auch in 56 Minuten erledigen? Oder gar in 50 Minuten? Oft scheitert es schlicht an guter Vorbereitung, um den tatsächlichen Bedarf konkreter einschätzen zu können. (Eine Besprechung sollte wirklich nur in Ausnahmefällen und nur, wenn dies von vornherein festgelegt wurde, länger als eine Stunde dauern.)

Führen Sie Mini-Meetings ein

Der Vorteil von Mini-Meetings? Sie lassen sich deutlich einfacher vereinbaren. Sich zu einem Mini-Meeting zu treffen, ist wesentlich leichter, als ein großes Meeting zu verabreden und einen Termin zu finden, an dem alle vorgesehenen Teilnehmer gleichzeitig Zeit haben.

Wählen Sie eine ungewöhnliche Anfangszeit

Meist nimmt die Disziplin im Sitzungsmarathon erst wieder zu, wenn der nächste Termin näher rückt. Terminieren Sie daher das Meeting zu einer Zeit, zu der Sie mit einem schnelleren Ablauf schon alleine aus dem Grund rechnen dürfen, weil die Teilnehmer ungeduldig werden. Statt also morgens um 10 Uhr zur besten Arbeitszeit zu tagen, legen Sie den Beginn doch einfach auf kurz vor die Mittagspause oder den Feierabend. Sie werden kaum glauben, wie sehr ein Meeting um 11.45 Uhr oder um 17.15 Uhr die Dauer verkürzt.

Legen Sie außerdem eine ungerade Anfangszeit fest, also beispielsweise 11.42 Uhr. Alleine damit reduzieren Sie die häufig üblichen Verspätungen. Kalender wie der von Outlook geben oft viertelstündige Zeitintervalle für die Eintragungen vor. Lassen Sie sich davon nicht beeindrucken.

Legen Sie das Ende des Treffens fest

Überträgt man das Parkinson‘sche Gesetz auf Meetings, dann müsste es in etwa lauten: »Jede Besprechung dehnt sich grundsätzlich über den Zeitraum hinaus aus, der für sie angesetzt wurde.« Das bedeutet also: Wenn Sie zwei Stunden ansetzen, werden die Teilnehmer diese zwei Stunden auch ausfüllen, egal, was und wie viel auf der Agenda steht. Legen Sie daher nicht nur den Beginn des Meetings fest, sondern definieren Sie von vornherein auch das vorgesehene Ende der Veranstaltung. Besprechungen mit »open End« haben in der Regel auch ein solches.

Keine Meetings im eigenen Büro

Führen Sie keine Besprechung im eigenen Büro durch. Dies stellt sicher, dass Sie am Ende eines Treffens einfach aufstehen, gehen und weiterarbeiten können, ohne darauf warten zu müssen, dass sich alle Teilnehmer lang und breit voneinander verabschiedet und all ihre Materialien mühsam zusammengesucht haben. Und Sie vermeiden Anschlussgespräche mit Mitarbeitern, die meistens mit dem Satz beginnen: „Haben Sie noch kurz eine Minute?“

Verbannen Sie die Kekse

Verzichten Sie auf jedwede Bewirtung während Ihrer Besprechungen. Sie sollten den Wohlfühlfaktor so gering wie möglich halten. Ihre Teilnehmer sollten so schnell wie möglich zurück an die Arbeit, um die besprochenen Punkte umzusetzen. Jede heimelige Atmosphäre durch eine Bewirtung der Teilnehmer steht diesem Ziel entgegen.

 

889-3d-druckWeitere Tipps für effektivere Besprechungen finden Sie in dem aktuellen Buch:

Martin Geiger – Zeit. Macht. Geld. Die Erfolgsgeheimnisse produktiver Unternehmer

ISBN 978-3-86980-201-5, BusinessVillage 2013, 1. Auflage, 296 Seiten, 24.80 Euro

www.zeit-macht-geld.de

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