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Die wichtigste Frage zur Steigerung Ihrer Produktivität

15. Dezember 2014

Natürlich wissen wir alle um die Notwendigkeit, sich Freiräume in Form störungsfreier Zeiten zu schaffen, um an unseren wichtigsten Zielen zu arbeiten. Denn wir werden niemals genug Zeit haben, um alles zu erledigen. Aber wir haben immer genug Zeit, um das Wichtigste zu erledigen.

Heute verrate ich Ihnen deshalb einen Tipp, der mir persönlich bereits wertvolle Dienste geleistet hat:

Arbeiten Sie nicht drauflos, ohne sich vorher über das gewünschte Ergebnis einer Aufgabe klar geworden zu sein!

Werden Sie sich zunächst über das gewünschte bzw. geplante Ziel klar. Erliegen Sie nicht der Versuchung, durch Aktionismus vor Ihren Mitmenschen (und vor sich selbst) als „fleißig“ bzw. „aktiv“ dastehen zu wollen. Mit dem Grundsatz „Erst denken, dann arbeiten“ kommen Sie letzten Endes immer schneller zum Ziel, als umgekehrt.

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Deshalb lauten einige wichtige Fragen:

  • Bin ich gerade produktiv oder nur beschäftigt?
  • Welches Ergebnis erziele ich damit?
  • Welche meiner Aktivitäten haben den höchsten Wert?
  • Wie kann ich meine Zeit jetzt, in diesem Augenblick so einsetzen, dass Sie mir den größten Wert bringt?
  • Und vor allem: Bringt es mich meinem wichtigsten Ziel näher?

Das Problem ist allerdings, dass die Antworten auf diese Fragen, wenn Sie erst einmal gefunden sind, im Verlauf des Tagesgeschäfts schnell wieder in Vergessenheit geraten.

Zu vieles fordert unsere Aufmerksamkeit und einer der größten Zeitdiebe ist unsere eigene Neigung, sich unnötig ablenken zu lassen. Von der E-Mail, die gerade ankommt oder dem Anruf, der ein paar Minuten länger dauert, als nötig. Weil wir gerade kurz mal was im Internet suchen und dabei auf eine interessante Website stoßen oder aber unsere Zeit mit unwichtigen Alibi-Tätigkeiten vertrödeln.

Stellen Sie sich in diesem Fall nur eine einzige Frage.

„Welche eine Aufgabe, wenn ich sie jetzt in diesem Moment tue, bringt mich meinem Ziel am nächsten?“

Die Beantwortung dieser Frage kann Ihre Produktivität dramatisch steigern. Am besten richten Sie sie an Ihrem Computer als regelmässigen Reminder ein, um den Fokus wieder auf das Wesentliche zu lenken. Sie wird Sie wieder zurück zum Wesentlichen bringen, sollten Sie es im Verlauf Ihres Arbeitstages doch einmal aus den Augen verloren haben.

Denn eines steht fest: Sobald Sie Ihre Aufgabe mit höchster Priorität ermittelt haben ist alles andere, das Sie tun, relative Zeitverschwendung.

Vielleicht gelingt Ihnen dieser Fokus auf Ihr wichtiges Ziel zunächst nur zwei bis drei Mal im Verlauf eines Arbeitstages und auch nur für kurze Zeit. Das spielt keine Rolle. Wichtig ist nur, dass Sie sich diese Frage immer wieder stellen, sich über die Antwort klar werden und dann anfangen und an dieser einen Aufgabe arbeiten, bis Sie erledigt ist. Nahezu automatisch wird diese Quote im Lauf der Zeit besser und besser. Das Ziel wird erreicht sein, wenn Sie sich nach einigen Wochen jederzeit – auch ohne Erinnerung – auf Ihre wichtigste Aufgabe zu fokussieren verstehen.

Viel Erfolg damit.

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Getting things done – mit der Tennis-Tableau-Strategie

18. Juli 2011

Peer Wandiger von Selbstaendig-im-Netz hat die Blogparade Getting Things done ins Leben gerufen.

Was ist eine Blogparade?

Bei einer Blogparade handelt es sich um ein gemeinschaftliches Projekt vieler Blogger. Ein Blogger gibt das Thema vor und alle, die dazu etwas schreiben möchten, schreiben in ihrem eigenen Blog einen Artikel zu dem vorgegebenen Thema. Dabei kann jeder teilnehmen, der selber einen Blog betreibt, selbständig ist und/oder Aufgaben zu erledigen hat. So erhält man am Ende eine Vielzahl an Meinungen und Sichtweisen auf das Thema.

Nach dem Abschluss der Blogparade am 5. August gibt es einen zusammenfassende Artikel des Initiators, in dem er die Teilnehmer und ihre Beiträge vorstellt und verlinkt.

Das konnte ich mir als Effizientertainer natürlich nicht entgehen lassen. Mit dem nachfolgenden Artikel nehme ich also erstmals an einer solchen Blogparade teil. Im folgenden mein Beitrag zum Thema Selbstmanagement:

Die Tennis-Tableau-Strategie –

Aufschieberitis ein für alle mal besiegen!

Völlig egal, was manche Menschen behaupten. Völlig unerheblich, was uns irgendjemand erzählen will – wir alle sind von Zeit zu Zeit Meister im Aufschieben. Es ist ja auch nichts dabei: Wir entscheiden uns in diesem Moment lediglich dafür, eine bestimmte Tätigkeit einer anderen vorzuziehen. Als leidenschaftlicher Tennisspieler ziehe ich selbst beispielsweise in jedem Fall eine schlechte Stunde auf dem Tennisplatz einer guten Stunde im Büro vor.

Das Aufschieben ein für alle Mal besiegen

Wenn in diesen Tagen die internationalen Profi-Turniere über den Bildschirm flimmern, ist die Tennis-Saison auch auf Clubebene längst in vollem Gange. Und wer sich jemals für Tennis interessiert hat, der kennt auch die Turnier-Tableaus, die immer dann zum Einsatz kommen, wenn Meisterschaften ausgespielt werden. Mit ihnen lässt sich auf einfachste Weise der Sieger nach dem K.O.-System aus einem Teilnehmerfeld von 8, 16, 32 oder mehr Spielern ermitteln. Und genau ein solches Tableau kann uns auch dabei helfen, das Aufschieben ein für alle Mal zu besiegen.

Aus der Physik wissen wir, dass ein Körper, der sich im Ruhezustand befindet, dazu neigt, in diesem Zustand zu verharren. Hingegen ist ein Körper in Bewegung bestrebt, auch diese Aktion tendenziell fortzusetzen. Ich glaube, es ist das erste Newtonsche Gesetz, auch Trägheitsprinzip genannt, das in etwa Folgendes besagt: „Ein Körper verharrt im Zustand der Ruhe oder der gleichförmigen Bewegung, sofern er nicht durch einwirkende Kräfte zur Änderung seines Zustands gezwungen wird.“

Wer jemals versucht hat, ein Auto anzuschieben, der weiß: Es bedarf zunächst relativ großer Anstrengung, den Wagen in Bewegung zu setzen. Wenn er allerdings erst einmal rollt, ist es mit relativ geringer Krafteinwirkung möglich, das Fahrzeug weiter rollen zu lassen. Für unser aller Problem des Prokastinierens lautet die entsprechende Frage natürlich: Wie bekommen wir unseren Hintern dazu, sich von der Couch zu erheben und in Aktion zu treten? Wie schaffen wir es, den Zustand der Ruhe zu beenden und zu starten – das heißt im Wortsinn tatsächlich zunächst uns und dann etwas (Projekt, Angebot, Plan) zu bewegen? Genau hier kommt das Tableau aus den Tennismeisterschaften zum Einsatz.

Mit dem Tableau-Prinzip Übersicht und Struktur gewinnen

Zunächst einmal benötigen wir sämtliche anstehende Aufgaben, die auf einer To-Do-Liste notiert werden. Vergessen Sie alles, was mit Priorisierung oder irgendeiner logischen Reihenfolge zu tun hat. Schreib´ einfach, von oben nach unten, alles auf, was Dir an Aufgaben in den Sinn kommt. Jetzt beginnst Du – vergleichbar mit dem obigen Turnier-Tableau – die ersten beiden Aufgaben 1 und 2 mit einer Klammer zu versehen. Jetzt kommt der entscheidende Moment: Zunächst wählst Du den Gewinner der ersten Partie aus mit der Frage: Welche dieser beiden Aufgaben ist die einfachere? Denn genau diese Aufgabe gewinnt die erste Runde und wird von Dir in die zweite Runde geschrieben. Ich wiederhole: Die leichtere Aufgabe gewinnt! Dieses Prinzip wiederholst Du nun für die Aufgaben mit den Nummern 3/4, 5/6, 7/8 und so weiter und so fort. Immer wählst Du die jeweils leichtere Aufgabe. Die erste Runde ist geschafft!

Was tust Du, wenn Deine Liste keine gerade Zahl aufweist? Natürlich das gleiche, wie bei einem Turnier: In diesem Fall hat die verbleibende Aufgabe einfach ein Freilos in die nächste Runde und kommt automatisch weiter.

Jetzt spielen wir unser Viertelfinale: Wieder heißt es 1 gegen 2, 3 gegen 4, 5 gegen 6 und 7 gegen 8. Und wieder wählst Du die einfachsten Aufgaben aus, die eine Runde weiter kommen, weil sie erneut gewinnen. So gelangst Du früher oder später in die Situation, dass nur noch 4 Aufgaben übrig bleiben, die im Halbfinale gegeneinander antreten. Und dann ist es soweit: Der Moment des Finales ist gekommen. Nur noch zwei Aufgaben, Auge in Auge, bis nur ein Gewinner übrig bleibt. Und dieser Sieger ist, nachdem Du auf dem Papier das Finale ausgespielt hast, wirklich Deine Nummer 1, die einfachste Aufgabe, die es aktuell für Dich gibt. Und genau mit dieser Aufgabe beginnst Du. Das allereinfachste, egal was sonst noch auf der Liste steht, damit fängst Du an.

Mit der leichtesten Aufgabe in Bewegung kommen

Was ist bis hierher passiert? In der ersten Runde sind sämtliche Aufgaben aus dem Turnier gefallen, die im Vergleich schwerer waren. Warum? Ganz einfach: Ich weiß, dass viele selbsternannte Zeitmanagement-Päbste und Produktivitäts-Trainer das genaue Gegenteil predigen: “Suchen Sie sich die eine, alles entscheidende, wichtigste, dringendste und schwierigste Aufgabe. Starten Sie nur mit dieser Aufgabe und machen Sie nichts anderes, bevor sie vollständig erledigt ist.“ Wunderbares Prinzip. Aber wenn Du dazu tendierst, Dinge aufzuschieben – und wir wissen, jeder von uns tut das von Zeit zu Zeit – dann wirst Du es nicht konsequent fertig bringen, mit dieser Aufgabe zu starten, geschweige denn, sie zu Ende zu bringen. Was ist hingegen unser Konzept? Wir wählen ganz bewusst die jeweils leichteste Aufgabe aus und beginnen einfach mit ihr. Wenn wir mal gestartet sind, wird es uns – getreu Herrn Newton – leichter fallen, uns weiter zu bewegen und so auch andere Aufgaben anzugehen und zu einem erfolgreichen Ende zu bringen.

In der Trostrunde zur wichtigsten Aufgabe finden

Damit hören wir natürlich nicht auf! Denn jetzt gibt es, wie bei einer Clubmeisterschaft unter Hobbyspielern, eine Runde, die mir persönlich bestens vertraut ist: Die so genannte „Trostrunde“. Dabei passiert folgendes: All´ diejenigen, die bereits in der ersten Runde ausgeschieden sind, haben die Chance, noch einmal in einer B-Runde gegeneinander zu spielen und sich über diesen Umweg weiter zu qualifizieren. Genau das tust Du jetzt auch mit Deinen Erstrunden-Verlierern. Zuvor hast Du in Deiner A-Runde das Finale ausgespielt, bei dem die einfachste Aufgabe gewonnen hat und von Dir sofort mit Leichtigkeit erledigt wurde. Das Auto, das wir anschieben wollten, rollt bereits.

In der B-Runde wählst Du jetzt unter den schwierigeren Aufgaben – ebenfalls mit einer Klammer um 1/2, 3/4, 5/6 und 7/8 – erneut den jeweiligen Sieger aus. Aber dieses Mal, nimmst Du natürlich die wichtigere Aufgabe. Das heißt, du wählst nun ganz bewusst zwischen den schwierigen Aufgaben die jeweils bedeutendere aus. Dann gibt es das Halbfinale, die letzten vier unangenehmen, komplexen oder dringenden Aufgaben, die zu erledigen sind. Auch hier spielst du so lange, bis irgendwann im Finale die zwei letzten Kontrahenten aufeinander treffen. Jetzt wählst Du aus: Welche eine Aufgabe bringt Dich Deinem wichtigsten Ziel am nächsten? Welche Aufgabe ist am schwierigsten bzw. welche sollten Sie unmittelbar erledigen, um diese Runde erfolgreich zu absolvieren?

In Schwung bleiben statt Aufschieben

Sobald wir mit der einfachsten Aufgabe beginnen und sei es auch nur, den Müll hinauszubringen oder die Schreibtischschublade aufzuräumen, sind wir in Bewegung. Jetzt müssen wir nur noch in Schwung bleiben. Setzen wir unsere Aktivität jetzt durch die Umsetzung der wichtigsten Aufgabe fort, gewinnen wir sogar an Fahrt. Jetzt kannst Du – quasi als Belohnung – wieder in die A-Runde wechseln und Dir dort die zweitplatzierte Aufgabe (das heißt den unterlegenen Finalisten) vornehmen. Dann geht es wieder zurück in die Trostrunde und die zweitplatzierte Aufgabe dort wird erledigt. Wir nutzen so ein Prinzip, ähnlich wie beim Auto, das wir anschieben: Auch hier lässt sich ein leichteres Auto (die einfache Aufgabe) leichter in Bewegung bringen als ein voll bepacktes, schweres Auto (die wichtige Aufgabe). Haben wir das Fahrzeug allerdings erst einmal ins Rollen gebracht, bewegt es sich nahezu von alleine weiter.

Auf diesem Weg funktioniert es. So können wir der Prokastination ein für alle Mal „Lebewohl“ sagen.  Also runter von der Couch. Nimm´ ein Blatt Papier  und los gehts: Trag´ Deine persönliche Tennismeisterschaft aus und stoppe Dein Aufschieben!

Viel Erfolg!

Wenn Du statt eines einfachen Blattes Papier lieber das oben abgebildete Blanko-Tableau in Excel-Form von mir willst, kein Thema, ich lasse Dir gerne ein Muster zukommen. Schick´ mir einfach eine E-Mail an: mailto:info@martingeiger.com?subject=Tableau

Du brauchst ein solches Formular zwar nicht unbedingt, aber vielleicht hat genau diese Aufgabe gerade das Finale Deiner A-Runde gewonnen. 😉

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Mittwoch, 29. September 2010 – 18:41 Uhr

29. September 2010

Der letzte Abend einer aufreibenden Woche – Zeit für einen kurze Zwischenbilanz:

Was hat sich in dieser Woche ereignet? Auf der Startmesse vergangenen Freitag haben wir über 300 Interessenten für unsere Life Coaches generiert, Dank meiner Anwältin hat das Landgericht Baden-Baden einen Termin für eine mündliche Verhandlung in der Newslettersache anberaumt, weitere Sondierungsgespräche bezüglich der PR-Arbeit sind in Planung und ich hatte einige tolle Aufträge mit durchgängig positivem Feedback.

Eine kurze Stippvisite im Büro führt mir dann noch eine Reihe der Projekte vor Augen, die in den kommenden sieben Tagen in meinem Fokus stehen werden:

Mein Freund und Marketingberater hat sich für das Wochenende angekündigt und wird mit mir die badische Ausgabe des Oktoberfestes unsicher machen. Der nächste Newsletter wartet darauf, geschrieben und versandt zu werden, eine neue Landingpage für mein einjähriges Premium Coaching wird ins Netz gestellt, die letzte Life Coaching – Vortragsreihe will vorbereitet werden, ein Impuls-Vortrag auf einer Kick Off-Veranstaltung steht auf dem Programm und …

… ich muss endlich wieder zum „business as usual“ zurück kehren und weniger bloggen. 😉

Das war eine Woche im Leben des Effizientertainers.

Ich hoffe, dieser kleine Einblick in mein Leben und Arbeiten hat Euch ein wenig Spaß gemacht!

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