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Der beste Urlaubs-Autoresponder aller Zeiten

2. September 2014

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Vergangene Woche erreichte mich der beste Autoresponder aufgrund urlaubsbedingter Abweseneheit, den ich je gelesen habe (zugegeben, meistens lese ich sie gar nicht).

Der Absender: Ein Redakteur der Wirtschaftswoche. 😉

Meine Hochachtung!

Sehr geehrte Damen und Herren,

es gibt viele gute Gründe, eine Email nicht zu beantworten. Zorn. Desinteresse. Überlastung.

Der beste: Urlaub. Habe ich jetzt.

Teil des diesjährigen Sommerurlaubs ist ein Selbstexperiment. Weder Mails, kein Facebook, kein Twitter. Die Quoten, dass ich das durchhalte sind in etwa so, wie sie das für das 7:1 vor dem Spiel #BRAGER waren.

Aber – ein Versuch ist es wert. Ich bin also: Nicht erreichbar. Nicht mal ein kleines wenig. Gar nicht. Ich habe sogar eine Strategie entwickelt. Und ein Buch bereit gelegt. Statt Mail, Twitter, Facebook. Ein fürwahr kühnes Unterfangen, für das ich auch Ihre Unterstützung gut gebrauchen kann.

Wenn Ihr Anliegen also von immenser Wichtigkeit ist: Halten Sie diese aufrecht bis zum … . Dann bin ich digital entschlackt wieder für Sie da. Wenn Ihr Anliegen aber terminlich nicht aufzuschieben ist: Mein Kollege … ist da, den Sie auch unter … erreichen. 

Besten mental schon analogen Gruß

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Meine Grundsätze für die Beantwortung von E-Mails

12. Januar 2011

Gegenwärtig erhalte ich weit über 100 E-Mails pro Tag.

Es ist es mir schlicht unmöglich, alle unmittelbar zu beantworten, ohne meine Arbeit als Effizientertainer aufzugeben.

Da ich hierzu gegenwärtig noch nicht bereit bin, bearbeite ich meine E-Mails aus Gründen der Effizienz täglich nur noch in einem Block  nach 14 Uhr.

Hierbei gehe ich nach folgendem Ablaufschema vor.

Sollte ihr Anliegen nicht bis dahin warten können, rufen Sie bitte mein Büro an unter: +49 / (0)7841 / 68 28 – 60.

Bitte haben Sie Verständnis, dass ich E-Mails mit geringer Priorität aufgrund dieser zeitlichen Einschränkungen nicht beantworten kann.

Möglicherweise gelte ich damit in Ihren Augen als schlechter Kommunikator. Aber nur so ist es mir möglich, die gewonnene Zeit dafür zu nutzen, mich meinen wichtigsten Aufgaben zu widmen, um selbstbestimmte Ziele schneller zu erreichen.

Ich danke Ihnen im Voraus für Ihre Geduld und Ihr Verständnis für diese Maßnahme, die mir produktiveres Arbeiten, größere Leistungsfähigkeit und ein angenehmeres Leben ermöglicht.

Martin Geiger

Effizientertainer ®

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Das E-Mail-Entzugsprogramm

2. Oktober 2007

Gehen Sie auf Informations-Diät und setzen Sie auf selektive Ignoranz –

und steigern Sie Ihre Produktivität um 200 %

E-Mails sind die größte Unterbrechung des modernen Lebens. Deshalb ist in einer digitalen Welt die produktive Schaffenszeit abhängig vom Verringern der E-Mails.

Die schnellste Methode, die ich gefunden habe um den E-Mail-Impuls zu kontrollieren ist den Autoresponder entsprechend einzustellen. Dort lässt sich einstellen, dass Sie die E-Mails in Blöcken nur zweimal täglich oder weniger kontrollieren. Das ist ein Beispiel für gebündelte, zusammengefasste Aufgaben, wie ich es mit der ALiSA-Methode lehre. Führen Sie die Aufgaben zu klar festgesetzten Zeiten durch (dazwischen sammeln Sie sie nur).

Ihr Erfolg im Zusammenfassen wird von zwei Faktoren abhängen:

1. Ihre Fähigkeit anderen beizubringen diese Intervalle zu respektieren.
und noch sehr viel schwieriger:
2. Ihre Fähigkeit sich selbst zu disziplinieren, Ihre eigenen Regeln zu befolgen.

Meinen Sie Ihr Boss wird das akzeptieren? Sie werden überrascht sein. Hier ist ein Beispiel von einem meiner Teilnehmer:

Hallo Martin,

Was ich Deinem Vortrag entnommen und in die Tat ungesetzt habe:

Ich habe eine E-Mail mit folgendem Inhalt an jeden in meiner Abteilung geschickt:

„Hallo an Alle!

In einem Versuch meine zunehmende, steigende Produktivität und Effizienz zu steigern, beginne ich mit dem Bearbeiten meiner E-Mails nach einer neuen Methode.

Ich habe kürzlich festgestellt, dass ich immer mehr Zeit für das bearbeiten meines Posteingang brauche und mir immer weniger Zeit bleibt um mich auf andre Aufgaben zu konzentrieren.

Die E-Mails werden zu einer unnötigen Störung, die im Grunde nur längere Ausführungszeiten auf meine immer länger werdenden To Do-Liste bringt. Ab jetzt werde ich meine E-Mails nur noch um 11 und 16 Uhr an Werktagen abrufen und beantworten. Ich will versuchen, die E-Mails rasch zu beantworten ohne die Bedürfnisse unsere Kunden und Dienstleister zu vernachlässigen

Wenn Sie eine unverzügliche konkrete Reaktion benötigen, zögern Sie bitte nicht mich anzurufen. Telefonate sind sowieso lustiger.

Ich hoffe, dass wird dieses neue Verfahren der E-Mail-Kontrolle auf kürzere Ausführungszeit mit konzentrierterer und kreativerer Arbeit meinerseits hinausläuft.

Bis dann, abseits meines Posteingangs!“

Bis jetzt waren die Reaktionen sehr positiv. Hier die kurze „Allen antworten“ E-Mail-Antwort, die ich von einem Vorgesetzen erhalten habe.

„Eindrucksvolle Zeitmanagement-Methode!!!
Ich würde gerne sehen, dass mehr dieses Verfahren übernehmen.“

Am Anfang habe ich nur wenigen Leuten von diesem Ansatz erzählt, weil ich nicht sicher war, ob ich dabei bleiben werde. Aber jetzt habe ich erkannt, dass die Gewohnheit, seine E-Mails nur zwei Mal täglich zu überprüfen (oder wenigstens erst zur Mittagszeit), grandios befreiend ist (Ich bekomme morgens tatsächlich einige Dinge erledigt)… und ich werde es einer Menge Mitarbeiter und Kunden erzählen.

Ich werde dem Verfahren treu bleiben, denn es macht meine Tage bereits wesentlich produktiver. Im Lauf der Zeit fingen immer mehr Menschen an meine neue E-Mail-Methodik zu respektieren. Und ich habe noch keinen einzigen Haken gefunden.“

Mein eigener geschäftlicher E-Mail-Autoresponder beschränkt sich sogar auf einmal täglich. Senden Sie mir einfach eine leere E-Mail-Nachricht um zu sehen, wie er in meinem Fall aussieht.

Der wirklich schwere Teil ist natürlich sich selbst vom Posteingang fern zu halten.

Gehen Sie auf eine strikte Informations-Diät und konzentrieren Sie sich statt auf Informations-Input auf Ergebnis-Output, Ihre Brieftasche und Ihre Freizeit werden es Ihnen danken.

Es scheint zwar so, als ob die Angewohnheit, kurz seinen Posteingang zu überprüfen, Sie beispielsweise unterwegs oder zwischen zwei Aufgaben nicht besonders aufhält. Aber bedenken Sie: E-Mails sind immer eine Störung. Wenn man an etwas arbeitet ist es nie eine gute Idee, seine E-Mails abzurufen und somit gestört zu werden.

Deshalb sollten Sie versuchen, das System auch für scheinbar noch so logische Gründe nicht zu unterbrechen. Komischerweise meint jedoch jeder, ausgerechnet bei ihm würde das nicht funktionieren.

Am besten erstellen Sie eine Barriere: Stellen Sie das automatische Runterladen ihrer E-Mails aus, tragen Sie Ihr Handy nicht bei sich, wenn Sie zu einem Kunden gehen. Was auch immer es ist, dass es Ihnen schwerer macht Ihre E-Mails zu kontrollieren – Hauptsache es wird dadurch viel unwahrscheinlich, das Sie es trotzdem tun.

Ich habe Ihnen noch viel mehr praktische Erfahrungen mitzuteilen … aber um 10:15 Uhr sollte ich wirklich erst mal arbeiten.

Bis bald und rufen Sie Ihre E-Mails nicht ab!

E-Mail

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