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Das E-Mail-Entzugsprogramm

2. Oktober 2007

Gehen Sie auf Informations-Diät und setzen Sie auf selektive Ignoranz –

und steigern Sie Ihre Produktivität um 200 %

E-Mails sind die größte Unterbrechung des modernen Lebens. Deshalb ist in einer digitalen Welt die produktive Schaffenszeit abhängig vom Verringern der E-Mails.

Die schnellste Methode, die ich gefunden habe um den E-Mail-Impuls zu kontrollieren ist den Autoresponder entsprechend einzustellen. Dort lässt sich einstellen, dass Sie die E-Mails in Blöcken nur zweimal täglich oder weniger kontrollieren. Das ist ein Beispiel für gebündelte, zusammengefasste Aufgaben, wie ich es mit der ALiSA-Methode lehre. Führen Sie die Aufgaben zu klar festgesetzten Zeiten durch (dazwischen sammeln Sie sie nur).

Ihr Erfolg im Zusammenfassen wird von zwei Faktoren abhängen:

1. Ihre Fähigkeit anderen beizubringen diese Intervalle zu respektieren.
und noch sehr viel schwieriger:
2. Ihre Fähigkeit sich selbst zu disziplinieren, Ihre eigenen Regeln zu befolgen.

Meinen Sie Ihr Boss wird das akzeptieren? Sie werden überrascht sein. Hier ist ein Beispiel von einem meiner Teilnehmer:

Hallo Martin,

Was ich Deinem Vortrag entnommen und in die Tat ungesetzt habe:

Ich habe eine E-Mail mit folgendem Inhalt an jeden in meiner Abteilung geschickt:

„Hallo an Alle!

In einem Versuch meine zunehmende, steigende Produktivität und Effizienz zu steigern, beginne ich mit dem Bearbeiten meiner E-Mails nach einer neuen Methode.

Ich habe kürzlich festgestellt, dass ich immer mehr Zeit für das bearbeiten meines Posteingang brauche und mir immer weniger Zeit bleibt um mich auf andre Aufgaben zu konzentrieren.

Die E-Mails werden zu einer unnötigen Störung, die im Grunde nur längere Ausführungszeiten auf meine immer länger werdenden To Do-Liste bringt. Ab jetzt werde ich meine E-Mails nur noch um 11 und 16 Uhr an Werktagen abrufen und beantworten. Ich will versuchen, die E-Mails rasch zu beantworten ohne die Bedürfnisse unsere Kunden und Dienstleister zu vernachlässigen

Wenn Sie eine unverzügliche konkrete Reaktion benötigen, zögern Sie bitte nicht mich anzurufen. Telefonate sind sowieso lustiger.

Ich hoffe, dass wird dieses neue Verfahren der E-Mail-Kontrolle auf kürzere Ausführungszeit mit konzentrierterer und kreativerer Arbeit meinerseits hinausläuft.

Bis dann, abseits meines Posteingangs!“

Bis jetzt waren die Reaktionen sehr positiv. Hier die kurze „Allen antworten“ E-Mail-Antwort, die ich von einem Vorgesetzen erhalten habe.

„Eindrucksvolle Zeitmanagement-Methode!!!
Ich würde gerne sehen, dass mehr dieses Verfahren übernehmen.“

Am Anfang habe ich nur wenigen Leuten von diesem Ansatz erzählt, weil ich nicht sicher war, ob ich dabei bleiben werde. Aber jetzt habe ich erkannt, dass die Gewohnheit, seine E-Mails nur zwei Mal täglich zu überprüfen (oder wenigstens erst zur Mittagszeit), grandios befreiend ist (Ich bekomme morgens tatsächlich einige Dinge erledigt)… und ich werde es einer Menge Mitarbeiter und Kunden erzählen.

Ich werde dem Verfahren treu bleiben, denn es macht meine Tage bereits wesentlich produktiver. Im Lauf der Zeit fingen immer mehr Menschen an meine neue E-Mail-Methodik zu respektieren. Und ich habe noch keinen einzigen Haken gefunden.“

Mein eigener geschäftlicher E-Mail-Autoresponder beschränkt sich sogar auf einmal täglich. Senden Sie mir einfach eine leere E-Mail-Nachricht um zu sehen, wie er in meinem Fall aussieht.

Der wirklich schwere Teil ist natürlich sich selbst vom Posteingang fern zu halten.

Gehen Sie auf eine strikte Informations-Diät und konzentrieren Sie sich statt auf Informations-Input auf Ergebnis-Output, Ihre Brieftasche und Ihre Freizeit werden es Ihnen danken.

Es scheint zwar so, als ob die Angewohnheit, kurz seinen Posteingang zu überprüfen, Sie beispielsweise unterwegs oder zwischen zwei Aufgaben nicht besonders aufhält. Aber bedenken Sie: E-Mails sind immer eine Störung. Wenn man an etwas arbeitet ist es nie eine gute Idee, seine E-Mails abzurufen und somit gestört zu werden.

Deshalb sollten Sie versuchen, das System auch für scheinbar noch so logische Gründe nicht zu unterbrechen. Komischerweise meint jedoch jeder, ausgerechnet bei ihm würde das nicht funktionieren.

Am besten erstellen Sie eine Barriere: Stellen Sie das automatische Runterladen ihrer E-Mails aus, tragen Sie Ihr Handy nicht bei sich, wenn Sie zu einem Kunden gehen. Was auch immer es ist, dass es Ihnen schwerer macht Ihre E-Mails zu kontrollieren – Hauptsache es wird dadurch viel unwahrscheinlich, das Sie es trotzdem tun.

Ich habe Ihnen noch viel mehr praktische Erfahrungen mitzuteilen … aber um 10:15 Uhr sollte ich wirklich erst mal arbeiten.

Bis bald und rufen Sie Ihre E-Mails nicht ab!

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