Natürlich wissen wir alle um die Notwendigkeit, sich Freiräume in Form störungsfreier Zeiten zu schaffen, um an unseren wichtigsten Zielen zu arbeiten. Denn wir werden niemals genug Zeit haben, um alles zu erledigen. Aber wir haben immer genug Zeit, um das Wichtigste zu erledigen.
Heute verrate ich Ihnen deshalb einen Tipp, der mir persönlich bereits wertvolle Dienste geleistet hat:
Arbeiten Sie nicht drauflos, ohne sich vorher über das gewünschte Ergebnis einer Aufgabe klar geworden zu sein!
Werden Sie sich zunächst über das gewünschte bzw. geplante Ziel klar. Erliegen Sie nicht der Versuchung, durch Aktionismus vor Ihren Mitmenschen (und vor sich selbst) als „fleißig“ bzw. „aktiv“ dastehen zu wollen. Mit dem Grundsatz „Erst denken, dann arbeiten“ kommen Sie letzten Endes immer schneller zum Ziel, als umgekehrt.
Deshalb lauten einige wichtige Fragen:
- Bin ich gerade produktiv oder nur beschäftigt?
- Welches Ergebnis erziele ich damit?
- Welche meiner Aktivitäten haben den höchsten Wert?
- Wie kann ich meine Zeit jetzt, in diesem Augenblick so einsetzen, dass Sie mir den größten Wert bringt?
- Und vor allem: Bringt es mich meinem wichtigsten Ziel näher?
Das Problem ist allerdings, dass die Antworten auf diese Fragen, wenn Sie erst einmal gefunden sind, im Verlauf des Tagesgeschäfts schnell wieder in Vergessenheit geraten.
Zu vieles fordert unsere Aufmerksamkeit und einer der größten Zeitdiebe ist unsere eigene Neigung, sich unnötig ablenken zu lassen. Von der E-Mail, die gerade ankommt oder dem Anruf, der ein paar Minuten länger dauert, als nötig. Weil wir gerade kurz mal was im Internet suchen und dabei auf eine interessante Website stoßen oder aber unsere Zeit mit unwichtigen Alibi-Tätigkeiten vertrödeln.
Stellen Sie sich in diesem Fall nur eine einzige Frage.
„Welche eine Aufgabe, wenn ich sie jetzt in diesem Moment tue, bringt mich meinem Ziel am nächsten?“
Die Beantwortung dieser Frage kann Ihre Produktivität dramatisch steigern. Am besten richten Sie sie an Ihrem Computer als regelmässigen Reminder ein, um den Fokus wieder auf das Wesentliche zu lenken. Sie wird Sie wieder zurück zum Wesentlichen bringen, sollten Sie es im Verlauf Ihres Arbeitstages doch einmal aus den Augen verloren haben.
Denn eines steht fest: Sobald Sie Ihre Aufgabe mit höchster Priorität ermittelt haben ist alles andere, das Sie tun, relative Zeitverschwendung.
Vielleicht gelingt Ihnen dieser Fokus auf Ihr wichtiges Ziel zunächst nur zwei bis drei Mal im Verlauf eines Arbeitstages und auch nur für kurze Zeit. Das spielt keine Rolle. Wichtig ist nur, dass Sie sich diese Frage immer wieder stellen, sich über die Antwort klar werden und dann anfangen und an dieser einen Aufgabe arbeiten, bis Sie erledigt ist. Nahezu automatisch wird diese Quote im Lauf der Zeit besser und besser. Das Ziel wird erreicht sein, wenn Sie sich nach einigen Wochen jederzeit – auch ohne Erinnerung – auf Ihre wichtigste Aufgabe zu fokussieren verstehen.
Viel Erfolg damit.
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Der Effizientertainer 