Meine Grundsätze für die Beantwortung von E-Mails

Gegenwärtig erhalte ich weit über 100 E-Mails pro Tag.

Es ist es mir schlicht unmöglich, alle unmittelbar zu beantworten, ohne meine Arbeit als Effizientertainer aufzugeben.

Da ich hierzu gegenwärtig noch nicht bereit bin, bearbeite ich meine E-Mails aus Gründen der Effizienz täglich nur noch in einem Block  nach 14 Uhr.

Hierbei gehe ich nach folgendem Ablaufschema vor.

Sollte ihr Anliegen nicht bis dahin warten können, rufen Sie bitte mein Büro an unter: +49 / (0)7841 / 68 28 – 60.

Bitte haben Sie Verständnis, dass ich E-Mails mit geringer Priorität aufgrund dieser zeitlichen Einschränkungen nicht beantworten kann.

Möglicherweise gelte ich damit in Ihren Augen als schlechter Kommunikator. Aber nur so ist es mir möglich, die gewonnene Zeit dafür zu nutzen, mich meinen wichtigsten Aufgaben zu widmen, um selbstbestimmte Ziele schneller zu erreichen.

Ich danke Ihnen im Voraus für Ihre Geduld und Ihr Verständnis für diese Maßnahme, die mir produktiveres Arbeiten, größere Leistungsfähigkeit und ein angenehmeres Leben ermöglicht.

Martin Geiger

Effizientertainer ®

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In 30 Minuten zum leeren Posteingang

Wie Sie sich mit zehn einfachen Schritten innerhalb von nur 30 Minuten einen leeren Posteingang schaffen

Ich weiß nicht, wie es Ihnen geht, aber ich bekommen hunderte E-Mails pro Tag.

Im Gegensatz zu den meisten Menschen bin ich jedoch in der Lage, sie schnell zu bearbeiten und sofort zu reagieren. Damit kann ich meinen Posteingang innerhalb von 30 bis maximal 45 Minuten leeren – bei nur einer Überprüfung täglich.

Werfen wir einen Blick auf einige meiner einfachen Strategien, die auch Sie dazu befähigen werden, Ihren Posteingang in kürzester Zeit zu leeren.

1. Zuvorkommen

Die erste Stufe ist es, jede unnötige E-Mail daran zu hindern, überhaupt in Ihren Posteingang zu gelangen. Die meisten der E-Mails, die mich täglich erreichen, schaffen es gar nicht bis in den Posteingang. Sie landen direkt in meinem Spam-Ordner oder dem Papierkorb. Sie dürfen nur die wesentlichen E-Mails in Ihren Posteingang gelangen lassen, oder Sie werden überwältigt. Nutzen Sie unbedingt einen guten Spam-Filter.

2. Regeln

Ich erhalte oft Meldungen von Online-Dienste, die ich nutze. Angefangen bei Amazon, über 1 & 1 bis hin zu WordPress oder Shortbooks, Online-Abrechnungen und vieles mehr. Sobald ich bemerke, dass solche Mitteilungen meinen Posteingang füllen, erstelle ich einen Filter bzw. eine Regel, um diese automatisch in einen Ordner zu verschieben und als gelesen zu markieren. Benachrichtigungen über Abrechnungen kann ich so jederzeit kontrollieren, wenn ich möchte, aber sie landen in meinem entsprechenden Ordner und überfüllen nicht meinen Posteingang.

3. Ausbremsen

Wenn Sie Freunde haben, die Ihnen Ketten-, Fun- oder ähnliche Mails senden, lassen Sie diese wissen, dass Sie versuchen, die große Menge von E-Mails, die Sie täglich erhalten, zu verringern. Teilen Sie Ihnen mit, dass Sie sich zwar darüber freuen, dass sie an Sie denken, Sie diese Art von Nachrichten aber künftig nicht mehr erhalten möchten. Einige Menschen werden verletzt sein, aber Sie werden über kurz oder lang darüber hinweg kommen. Andere werden Ihnen weiterhin derartige E-Mails senden. Erstellen Sie einen Filter, um sie geradewegs in den Papierkorb zu verschieben. Dies ist der Grund, warum manche Absender auf meiner Löschliste stehen. Wenn sie jemals eine wichtige E-Mail senden (was selten der Fall ist), werden sie mich irgendwann anrufen, um zu fragen, warum ich noch nicht geantwortet habe. Dann erkläre ich ihnen, warum ihre E-Mails in meinem Spam-Ordner landen.

4. Sammeln

Ich erhalte regelmäßig bestimmte E-Mails, die schnelles Handeln erfordern, beispielsweise Hörbuchbestellungen oder Seminaranmeldungen. Da ich den Inhalt und die erforderlichen Aktionen dieser Mails genau kenne, erstellte ich eine Regel, um diese in einen entsprechenden Sammelordner zu verschieben. Diesen bearbeite ich dann einmal pro Tag. Dies dauert pro Mail nur etwas 30 Sekunden und insgesamt maximal 5 Minuten, um den gesamten Ordner zu bearbeiten und ich muss Sie nicht in meinem Posteingang sammeln.

5. Automatisieren

Da die meisten Menschen, die mich per E-Mail kontaktieren, meine Kontaktinfos entweder persönlich von einer Visitenkarte oder aber zum größeren Teil direkt über meine Website beziehen, gibt es eine Reihe von Möglichkeiten, den meisten E-Mails zuvorzukommen. Wenn Sie Ihre Site richtig konzipieren, können Ihre Besucher zum Beispiel, anstatt per E-Mail nach einen bestimmten Link zu fragen, diesen einfach direkt auf der Website abrufen. Für meine Vortragteilnehmer steht künftig beispielsweise zu diesem Zweck ein eigener Premiumbereich zur Verfügung. Anregungen, Kommentare oder Fragen hingegen können auf einem entsprechenden Weblog hinterlassen werden. Im Augenblick arbeite ich an einer FAQ-Seite für häufig gestellte Fragen und weitere Themen. Diese Maßnahmen entlasten mich dabei, jede Anfrage beantworten zu müssen. Zwar lese ich immer noch alle Kommentare und Fragen, aber ich antworte sie nur, wenn es erforderlich ist und ich Zeit habe. Mein Posteingang ist seither weit weniger belastet.

Die Bearbeitung des Rests

Jetzt, da nur noch die wesentlichen E-Mails in Ihrem Posteingang landen, ist die Frage, wie man ihn in kürzester Zeit wieder entleert? Ich muss Sie darauf hinweisen, dass mein Zeitrahmen 45 Minuten beträgt, Ihre Bearbeitungszeit kann variieren. Je nachdem, wie geübt Sie in den folgenden Methoden sind, wie viel E-Mails Sie bekommen und wie Sie sich selbst darauf konzentrieren können. Aber in jedem Fall, sollten Sie in der Lage sein, Ihren Posteingang in einem Minimum an Zeit mit den folgenden Methoden zu leeren.

Ich sollte darauf hinweisen: Wenn Sie im Augenblick einen sehr vollen Posteingang mit hunderten oder tausenden aufgelaufener Nachrichten haben, sollten Sie einen temporären Ordner (Ablage) erstellen, und später darauf zurückkommen. Bearbeiten Sie ihn vielleicht 30 Minuten nach dem Sie mit dem Rest fertig sind. Beginnen Sie mit dem Leeren Ihres Posteingangs und nutzen Sie die folgenden Techniken, um ihn zu leer zu halten und so wenig Zeit wie möglich zu benötigen:

6. Externe Aufgabenliste

Häufig ist der Grund, warum eine E-Mail in ihrem Posteingang landet, dass eine Reaktion erforderlich ist, um etwas weiter zu bearbeiten. Statt es in Ihrem Posteingang zu belassen, und ihren Posteingang als To-Do-Liste benutzen, notieren Sie sich die nötige Aufgabe aus der E-Mail in Ihrem To-Do-System: Dem Notebook, einem Online-To-do-Programm, dem Diktiergerät, Ihrem Eingangskorb, einem Timer oder was auch immer. Holen Sie sich die Aufgabe aus Ihrem Posteingang. Machen Sie einen Verweis auf die E-Mails, falls erforderlich. Dann archivieren Sie die E-Mail und fertig. Dies wird Ihrem Posteingang sehr schnell von einer Menge E-Mails entledigen. Sie haben die Aufgabe immer noch, aber zumindest befindet  sie sich jetzt auf der richtigen Liste oder am richtigen Ort und verstopft nicht Ihren Posteingang.

7. Großzügig Löschen

Oft denken wir, dass wir auf jede E-Mail antworten müssen. Das stimmt nicht. Fragen Sie sich: „Was ist das Schlimmste, das passieren kann, wenn ich diese Nachricht lösche?“ Wenn die Antwort nicht allzu schwerwiegende Folgen hat, löschen Sie sie und machen Sie weiter. Sie können nicht auf alles antworten. Wählen Sie einfach die wichtigsten aus und antworten denen.

8. Schnelles Handeln

Wenn Sie die E-Mail-Flut verringern wollen, antworten sie gleich oder ergreifen Sie entsprechende Maßnahmen, Sie kriegen die wichtigsten Aufgaben in kürzerer Zeit erledigt. Denken Sie an das Pareto-Prinzip. Arbeiten Sie sich Ihrem Weg durch den Posteingang von oben nach unten, jede E-Mail zu seiner Zeit. Öffnen Sie die einzelnen E-Mails und bearbeiten Sie sie sofort. Ihre Möglichkeiten: Löschen, Archivieren (für einen späteren Zugriff auf darin enthaltene Informationen), schnell antworten (und dann archivieren oder löschen), auf Ihrer To-do-Liste übertragen (und dann archivieren oder löschen), die enthaltene Aufgabe sofort erledigen, wenn es 3 Minuten oder weniger dauert (und dann archivieren oder löschen), Weiterleiten (und dann archivieren oder löschen). Beachten Sie, dass bei jeder Option, die E-Mail letztendlich archiviert oder gelöscht wird. Holen Sie sie aus dem Posteingang. Lassen Sie sie dort nicht liegen. Tun Sie dies schnell und gehen Sie sofort zur nächsten E-Mail über. Wenn Sie dies erst eine Weile praktiziert haben, können Sie sich auf diesem Weg sehr schnell durch ein paar Dutzend Nachrichten durcharbeiten.

9. Kurze und effiziente Antworten

Nun haben Sie die wenigen E-Mails, denen Sie tatsächlich antworten wollen ausgewählt. Vermasseln Sie es jetzt nicht, indem Sie jedem einem Roman schreiben. Beschränken Sie sich auf maximal fünf Sätzen für jede Antwort. Oft genügt sogar eine kürzere E-Mail. Das zwingt Sie dazu, sich kurz zu halten und auf das Wesentliche zu beschränken. Außerdem begrenzt es die Zeit, die Sie für die Beantwortung der E-Mails benötigen. Halten Sie diese kurz, aber effizient.

10. Tun Sie es

Wenn Sie Ihren Posteingang öffnen, tun Sie es, um ihn zu leeren. Schauen sie sich die E-Mail nicht nur an und lassen Sie sie dann im Posteingang. Holen Sie sie da raus und leeren Sie Ihren Posteingang. Machen Sie es sich zur Regel: Verlassen Sie den E-Mail-Posteingang nicht, wenn sich noch E-Mails darin befinden. Leeren und reinigen Sie ihn.

Ab sofort steht ein entsprechendes Work-Flow-Chart zur effektiven Bearbeitung Ihres Posteinganges zur Verfügung, das Sie hier unter Angabe Ihrer Kontaktdaten kostenfrei ordnen können: Work-Flow-Chart

22 Dinge, die Sie berücksichtigen sollten, bevor Sie das nächste Mal auf „Senden“ klicken

Basierend auf einem Blogbeitrag des amerikanischen Marketingexperten Seth Godin  

Ungerechterweise folgt die Kommunikationsform E-Mail folgender asymetrischer Formel: Kostenfrei zu versenden, aber teuer zu lesen oder zu löschen.

Bevor Sie also das nächste mal die „Senden“-Taste Ihres Computers betätigen, sollten Sie – um ganz sicher zu gehen – zunächst die folgende Checkliste durchgehen:

1. Geht die Mail nur an eine Person? (falls ja, weiter bei 8.)
2. Falls die Mail an eine Gruppe geht, habe ich darüber nachgedacht, wer in ihr enthalten ist?
3. Stehen die Empfänger unter BC?
4. Hat jeder Empfänger ausdrücklich den Wunsch geäußert, E-Mails von mir zu erhalten?
5. Das bedeutet, wenn ich diese Mail nicht an ihn versende, würde er sich darüber beschweren, sie nicht bekommen zu haben? (falls nein, bitte löschen) D. h. beispielsweise eine Massenmail an eine Gruppe von Bloggern zu versenden, nur weil diese einen Blog unterhalten, ist nicht ok. Die Definition von Permission Marketing lautet: Relevante Nachrichten an Menschen zu senden, die diese erhalten wollen. Nirgendwo ist von mir und meinen Bedürfnissen als Sender die Rede.
6. Ist die Mail von einer realen Person? (falls ja, erreicht eine Antwort diese Person direkt? falls nein, bitte ändern)
7. Habe ich mit dieser Person bereits vorher gemailt? (falls ja, hat sie tatsächlich zurückgeschrieben?)
8. Bin ich sauer? (falls ja, als Entwurf speichern und in einer Stunde wieder bearbeiten)
9. Könnte ich diese Mail besser mit einem Anruf erledigen?
10. Ist irgend ein Teil der Mail in Großbuchstaben geschrieben? (Falls ja, bitte ändern)
11. Ist die Mail in schwarzer Schrift und normaler Größe abgefasst?
12. Stehen meine vollständigen Kontaktdaten in der Fusszeile (falls nein, bitte ändern)
13. Könnte diese Mail kürzer ausfallen?
14. Erhält irgendjemand diese Mail in Kopie, auf den verzichtet werden könnte?
15. Leite ich die Mail eines anderen weiter (Falls ja, wird er sich darüber freuen, wenn er es herausfindet?)
16. Sende ich irgendetwas weiter in Bezug auf Spiritualität, Viruswarnungen, Spenden, Gewinnspiele oder sonstige Aufrufe? (falls ja, habe ich persönlich den Wahrheitsgehalt der Nachricht eingehend  überprüft? falls nein, bitte löschen)
17. Habe ich „Allen antworten“ gedrückt? (falls ja, muss wirklich jeder der Empfänger den Inhalt dieser Mail kennen?)
18. Falls es sich um eine Pressemitteilung handelt, bin ich wirklich sicher, dass der Empfänger dankbar dafür ist, diese Mail zu erhalten?
19. Gibt es in der Fußzeile irgendwelche animierten Tierchen oder Kreaturen? (falls ja, bitte  ändern)
20. Gibt es am Ende meiner Mail einen langen Hinweistext? (falls ja, warum?)
21. Macht der Betreff zweifelsfrei und einfach klar, worum es geht? (falls nein, bitte ändern)
22. Falls ich 0,42 € dafür zahlen müsste, um diese Mail zu versenden, würde ich es tun?

Das E-Mail-Entzugsprogramm

Gehen Sie auf Informations-Diät und setzen Sie auf selektive Ignoranz –

und steigern Sie Ihre Produktivität um 200 %

E-Mails sind die größte Unterbrechung des modernen Lebens. Deshalb ist in einer digitalen Welt die produktive Schaffenszeit abhängig vom Verringern der E-Mails.

Die schnellste Methode, die ich gefunden habe um den E-Mail-Impuls zu kontrollieren ist den Autoresponder entsprechend einzustellen. Dort lässt sich einstellen, dass Sie die E-Mails in Blöcken nur zweimal täglich oder weniger kontrollieren. Das ist ein Beispiel für gebündelte, zusammengefasste Aufgaben, wie ich es mit der ALiSA-Methode lehre. Führen Sie die Aufgaben zu klar festgesetzten Zeiten durch (dazwischen sammeln Sie sie nur).

Ihr Erfolg im Zusammenfassen wird von zwei Faktoren abhängen:

1. Ihre Fähigkeit anderen beizubringen diese Intervalle zu respektieren.
und noch sehr viel schwieriger:
2. Ihre Fähigkeit sich selbst zu disziplinieren, Ihre eigenen Regeln zu befolgen.

Meinen Sie Ihr Boss wird das akzeptieren? Sie werden überrascht sein. Hier ist ein Beispiel von einem meiner Teilnehmer:

Hallo Martin,

Was ich Deinem Vortrag entnommen und in die Tat ungesetzt habe:

Ich habe eine E-Mail mit folgendem Inhalt an jeden in meiner Abteilung geschickt:

„Hallo an Alle!

In einem Versuch meine zunehmende, steigende Produktivität und Effizienz zu steigern, beginne ich mit dem Bearbeiten meiner E-Mails nach einer neuen Methode.

Ich habe kürzlich festgestellt, dass ich immer mehr Zeit für das bearbeiten meines Posteingang brauche und mir immer weniger Zeit bleibt um mich auf andre Aufgaben zu konzentrieren.

Die E-Mails werden zu einer unnötigen Störung, die im Grunde nur längere Ausführungszeiten auf meine immer länger werdenden To Do-Liste bringt. Ab jetzt werde ich meine E-Mails nur noch um 11 und 16 Uhr an Werktagen abrufen und beantworten. Ich will versuchen, die E-Mails rasch zu beantworten ohne die Bedürfnisse unsere Kunden und Dienstleister zu vernachlässigen

Wenn Sie eine unverzügliche konkrete Reaktion benötigen, zögern Sie bitte nicht mich anzurufen. Telefonate sind sowieso lustiger.

Ich hoffe, dass wird dieses neue Verfahren der E-Mail-Kontrolle auf kürzere Ausführungszeit mit konzentrierterer und kreativerer Arbeit meinerseits hinausläuft.

Bis dann, abseits meines Posteingangs!“

Bis jetzt waren die Reaktionen sehr positiv. Hier die kurze „Allen antworten“ E-Mail-Antwort, die ich von einem Vorgesetzen erhalten habe.

„Eindrucksvolle Zeitmanagement-Methode!!!
Ich würde gerne sehen, dass mehr dieses Verfahren übernehmen.“

Am Anfang habe ich nur wenigen Leuten von diesem Ansatz erzählt, weil ich nicht sicher war, ob ich dabei bleiben werde. Aber jetzt habe ich erkannt, dass die Gewohnheit, seine E-Mails nur zwei Mal täglich zu überprüfen (oder wenigstens erst zur Mittagszeit), grandios befreiend ist (Ich bekomme morgens tatsächlich einige Dinge erledigt)… und ich werde es einer Menge Mitarbeiter und Kunden erzählen.

Ich werde dem Verfahren treu bleiben, denn es macht meine Tage bereits wesentlich produktiver. Im Lauf der Zeit fingen immer mehr Menschen an meine neue E-Mail-Methodik zu respektieren. Und ich habe noch keinen einzigen Haken gefunden.“

Mein eigener geschäftlicher E-Mail-Autoresponder beschränkt sich sogar auf einmal täglich. Senden Sie mir einfach eine leere E-Mail-Nachricht um zu sehen, wie er in meinem Fall aussieht.

Der wirklich schwere Teil ist natürlich sich selbst vom Posteingang fern zu halten.

Gehen Sie auf eine strikte Informations-Diät und konzentrieren Sie sich statt auf Informations-Input auf Ergebnis-Output, Ihre Brieftasche und Ihre Freizeit werden es Ihnen danken.

Es scheint zwar so, als ob die Angewohnheit, kurz seinen Posteingang zu überprüfen, Sie beispielsweise unterwegs oder zwischen zwei Aufgaben nicht besonders aufhält. Aber bedenken Sie: E-Mails sind immer eine Störung. Wenn man an etwas arbeitet ist es nie eine gute Idee, seine E-Mails abzurufen und somit gestört zu werden.

Deshalb sollten Sie versuchen, das System auch für scheinbar noch so logische Gründe nicht zu unterbrechen. Komischerweise meint jedoch jeder, ausgerechnet bei ihm würde das nicht funktionieren.

Am besten erstellen Sie eine Barriere: Stellen Sie das automatische Runterladen ihrer E-Mails aus, tragen Sie Ihr Handy nicht bei sich, wenn Sie zu einem Kunden gehen. Was auch immer es ist, dass es Ihnen schwerer macht Ihre E-Mails zu kontrollieren – Hauptsache es wird dadurch viel unwahrscheinlich, das Sie es trotzdem tun.

Ich habe Ihnen noch viel mehr praktische Erfahrungen mitzuteilen … aber um 10:15 Uhr sollte ich wirklich erst mal arbeiten.

Bis bald und rufen Sie Ihre E-Mails nicht ab!